Quels sont les outils indispensables pour démarrer une activité de télésecrétariat ?

 
À l’ère du digital, et dans une optique d’optimiser ses coûts, le télésecrétariat médical permet aux cabinets d’externaliser l’ensemble des prestations qu’un secrétariat traditionnel peut effectuer.

Ce mode de travail dispose de nombreux avantages, dont une plus grande flexibilité pour les secrétaires et une dématérialisation de la paperasse administrative entraînant ainsi une réduction des coûts significative. Les services que proposent les télésecrétaires sont divers et variés et diffèrent en fonction du secteur d’activité. Dans le domaine du médical, c’est une pratique de plus en plus utilisée et accessible facilement à toute personne motivée par le sujet. Il faut cependant que les secrétaires soient autonomes, aient de bonnes compétences en comptabilité, gestion et maîtrisent l’aspect juridique liés à ce secteur d’activité.

Lorsqu’une personne se lance dans le télésecrétariat, elle dispose de nombreux outils (physiques et numériques) lui permettant de répondre aux attentes de son client. L’équipement ne doit pas représenter un frein aux personnes voulant se lancer dans le télésecrétariat, car il sera très vite rentabilisé dès que l’activité sera lancée et que les premiers clients apparaîtront.

Certains de ces équipements seront indispensables afin de pouvoir effectuer cette activité en toute sérénité :

• Une connexion internet stable: en effet, sans connexion internet, la plupart des outils pour une activité telle que le télésecrétariat serait obsolète. La stabilité de la connexion est aussi indispensable, car ne pas pouvoir utiliser les outils pendant une période de temps indéterminée serait nocif pour le client et pour vous. La qualité des appels téléphonique dépend aussi essentiellement de la connexion Internet.
• Un bon ordinateur, il faut qu’il soit assez performant afin de pouvoir assurer un déroulement sans problème. Pas besoin d’avoir une machine de guerre, mais un minimum de mémoire sera nécessaire afin de pouvoir utiliser plusieurs logiciels en même temps sans être gêné par quelconques latences.
• De l’équipement bureautique: le télésecrétariat ne peut pas être assuré sans une imprimante car vous serez amené à imprimer ou photocopier des documents régulièrement, ni sans un micro et un casque (ou micro-casque) pour assurer des échanges de qualité avec vos clients. D’autres équipements peuvent être nécessaires en fonction des prestations que vous allez proposer et du secteur pour lequel vous opérez.
• Un emplacement réservé à son activité, un environnement aménagé et adapté ne peut être que recommandé afin de ne pas être constamment dérangé par son entourage. Vous allez passer du temps à travailler autant que cet endroit soit agréable et vous donne envie de travailler !

En ce qui concerne le télésecrétariat médical, calenDoc est une solution qui ne demande aucun coût de démarrage et qui est facilement adaptable à vos différentes attentes. C’est un logiciel simple et puissant afin d’exercer le métier de télésecrétaire. Il intègre notamment un standard téléphonique VoIP sans surcoût.

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